{"id":5849,"date":"2024-02-16T03:44:37","date_gmt":"2024-02-16T06:44:37","guid":{"rendered":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/2024\/02\/16\/otimizando-fluxos-juridicos-os-beneficios-da-engenharia-de-processos\/"},"modified":"2024-02-16T03:44:37","modified_gmt":"2024-02-16T06:44:37","slug":"otimizando-fluxos-juridicos-os-beneficios-da-engenharia-de-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/2024\/02\/16\/otimizando-fluxos-juridicos-os-beneficios-da-engenharia-de-processos\/","title":{"rendered":"Otimizando fluxos jur\u00eddicos: os benef\u00edcios da engenharia de processos"},"content":{"rendered":"

Com desafios cada vez mais complexos, as \u00e1reas jur\u00eddicas possuem diversas atividades e processos operacionais, necess\u00e1rios para o atingimento das metas e objetivos estabelecidos pela empresa. Por mais que a tecnologia seja essencial, devemos encarar o seu uso como um dos meios para o alcance dos objetivos, n\u00e3o o fim.\u00a0<\/span><\/p>\n

Mais do que automatizar tarefas repetitivas ou implantar <\/span>softwares<\/span> com fun\u00e7\u00f5es surpreendentes, \u00e9 fundamental entender como a \u00e1rea executa suas atribui\u00e7\u00f5es, definir as atividades e garantir que cada etapa agregue valor aos objetivos t\u00e1ticos do departamento. Dessa forma, a engenharia de processos \u00e9 uma forte aliada para o entendimento das rotinas operacionais e identifica\u00e7\u00e3o de novas oportunidades, sendo um meio facilitador da gest\u00e3o e compartilhamento do conhecimento entre os times, reduzindo o retrabalho e aumentando a qualidade das entregas.<\/span><\/p>\n

Como uma disciplina derivada da engenharia de produ\u00e7\u00e3o, a engenharia de processos consiste em uma abordagem sistem\u00e1tica para analisar, desenhar, implementar, gerenciar e otimizar processos de neg\u00f3cios. S\u00e3o diversas as possibilidades de uso dos m\u00e9todos desta profiss\u00e3o, sendo um conjunto de pr\u00e1ticas para alavancar a produtividade e implementar a cultura de melhoria cont\u00ednua.<\/span><\/p>\n

Se voc\u00ea tem interesse em melhorar a forma como o trabalho \u00e9 executado, aumentar a qualidade das entregas, reduzir custos desnecess\u00e1rios e maximizar o impacto positivo que o jur\u00eddico causa na empresa, esse artigo \u00e9 para voc\u00ea.<\/span><\/p>\n

Mas essa n\u00e3o pode ser uma jornada solit\u00e1ria, seja o propulsor e estabele\u00e7a uma agenda de a\u00e7\u00f5es para o envolvimento da equipe, engaje, comunique claramente os objetivos e apresente os potenciais benef\u00edcios dessa pr\u00e1tica. Para ajudar no trajeto, elaborei um roteiro de 6 a\u00e7\u00f5es, a fim de estabelecer uma sequ\u00eancia de atitudes simplificadas, mas que podem gerar grandes resultados em seu departamento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Cabe ressaltar que n\u00e3o tenho a pretens\u00e3o de estabelecer um m\u00e9todo ou receita para todos os tipos de problemas. Claramente, o contexto vivenciado em seu dia a dia pode at\u00e9 inviabilizar a aplica\u00e7\u00e3o que apresento neste texto. Entretanto, conhecer as ferramentas existentes na engenharia de processos \u00e9 t\u00e3o importante quanto utiliz\u00e1-las, pois nos provoca a abordar os problemas de uma forma diferenciada, a partir de novos pontos de vista.<\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, n\u00e3o se preocupe com frameworks<\/em> ou t\u00e9cnicas avan\u00e7adas nesse momento, pois ao final do dia, todos n\u00f3s somos pagos para entregar o que o cliente precisa, no tempo e na qualidade correta, independente do qu\u00e3o elaborado seja o nosso m\u00e9todo. Essa \u00e9 a inten\u00e7\u00e3o: simplificar o tema, gerar valor e aproveitar o processo evolutivo.<\/span><\/p>\n

Avalia\u00e7\u00e3o das prioridades: inicialmente, o objetivo \u00e9 identificar de forma macro, quais s\u00e3o os processos executados pelo time e quais as suas finalidades. Assim, podemos classificar em uma ordem de prioridade com base nos seguintes pontos: risco, custo, quantidade de recursos alocados, tempo de execu\u00e7\u00e3o da atividade, trabalhos pontuais e rotinas administrativas. \u00c9 importante correlacionar todos esses pontos com o objetivo estrat\u00e9gico da \u00e1rea, para priorizar adequadamente as hip\u00f3teses que voc\u00ea pretende atacar. Ap\u00f3s estabelecer o escopo que voc\u00ea pretende otimizar, chegou a hora de entender seus detalhes e formular as hip\u00f3teses.
\nMapeamento de processos: transformar a rotina operacional em uma representa\u00e7\u00e3o visual \u00e9 extremamente importante. Nesse momento, precisamos criar a representa\u00e7\u00e3o fiel do estado atual do processo, detalhando da melhor forma a atividade executada pelo time. Cada movimenta\u00e7\u00e3o de arquivo, planilhas, troca de e-mail, preenchimento de formul\u00e1rio, idas aos sites externos ou consultas aos diversos sistemas da empresa, precisam ser cuidadosamente detalhadas e sempre que poss\u00edvel, cronometrados, pois ajuda a medir o impacto das mudan\u00e7as. O ideal \u00e9 acompanhar uma pessoa que executa o processo para gerar o desenho inicial. Uma vez conclu\u00eddo, revise com outros colegas que executam a mesma tarefa, pois toda troca traz provoca\u00e7\u00f5es e pode agregar novos detalhes na vers\u00e3o final. Assim, ser\u00e1 poss\u00edvel documentar o esfor\u00e7o total de cada colaborador em uma atividade, identificando oportunidades de otimiza\u00e7\u00e3o, eliminando redund\u00e2ncias e introduzindo uma vis\u00e3o mais estrat\u00e9gica na gest\u00e3o de procedimentos.
\nIdentifica\u00e7\u00e3o de oportunidades: ap\u00f3s o entendimento do estado atual, temos os insumos necess\u00e1rios para questionar a forma como executamos as etapas e como estamos extraindo valor de cada uma delas. Simplifica\u00e7\u00e3o, essa \u00e9 a chave para a diminui\u00e7\u00e3o do tempo que empenhamos em atividades de baixo valor agregado. Fazendo alus\u00e3o ao diagrama de Pareto, 80% dos resultados derivam de 20% dos nossos esfor\u00e7os, ent\u00e3o mais do que executar a demanda, precisamos nos questionar frequentemente sobre quais necessidades estamos atendendo e se existem melhores formas de chegar ao mesmo resultado. \u00c9 de extrema import\u00e2ncia o alinhamento com os clientes internos e externos, pois os cotovelos entre \u00e1reas s\u00e3o fatores a serem considerados, hip\u00f3tese em que podemos resolver gargalos atrav\u00e9s da comunica\u00e7\u00e3o. Ao avaliar todas as oportunidades, volte ao mapeamento e descreva a proposta de modelo futuro. N\u00e3o se preocupe com a perfei\u00e7\u00e3o, ela provavelmente n\u00e3o ser\u00e1 alcan\u00e7ada, por isso melhoramos continuamente. Tente, corrija, entenda e melhore, isso faz parte do seu processo evolutivo, esse \u00e9 o caminho para acertar.
\nControles e indicadores: medir os resultados \u00e9 importante para validar a hip\u00f3tese que voc\u00ea formulou como proposta de modelo futuro. A depender do contexto, quest\u00f5es como o tempo da tarefa, quantidade de demanda, n\u00fameros de recursos alocados e quantidade de retrabalho, s\u00e3o \u00f3timos indicadores de desempenho. Para engajarmos os atores dessa mudan\u00e7a, precisamos evidenciar os ganhos esperados atrav\u00e9s das m\u00e9tricas estabelecidas no estado anterior e, sempre que poss\u00edvel, superadas no estado futuro. Mudar leva tempo, precisamos justificar os benef\u00edcios dessa iniciativa.
\nConsolida\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o dos resultados: depois do per\u00edodo de testes, chegou a hora de consolidar as li\u00e7\u00f5es aprendidas. Esse \u00e9 o momento de reflex\u00e3o do time, definindo quais pontos foram positivos ou negativos. Voc\u00ea vai perceber que muitas das certezas iniciais se tornaram equ\u00edvocos, bem como outras d\u00favidas se mostraram mais pr\u00f3ximas do ideal, isso j\u00e1 \u00e9 um benef\u00edcio. Por meio dos indicadores estabelecidos na etapa anterior, ser\u00e1 poss\u00edvel medir o impacto das mudan\u00e7as e decidir o que vale a pena ser mantido, quais seus custos e se o houve aumento no desempenho e qualidade do time.
\nDocumenta\u00e7\u00e3o: ao chegarmos na vers\u00e3o atual, padronizar e documentar a execu\u00e7\u00e3o do trabalho \u00e9 um excelente meio para assegurar a qualidade. Com essa a\u00e7\u00e3o, formalizamos os ganhos alcan\u00e7ados e, com os controles e indicadores do processo, fomentamos uma gest\u00e3o mais preventiva. Ademais, a documenta\u00e7\u00e3o ajuda a equipe a treinar os novos colaboradores dentro dos padr\u00f5es de qualidade estabelecidos pela \u00e1rea. O conhecimento documentado \u00e9 um ativo do departamento, um eterno manual de consulta e responsabilidade de todos, para todos. Assim, compreendemos os benef\u00edcios dessa aplica\u00e7\u00e3o nos fluxos jur\u00eddicos, com etapas pensadas para melhorar a forma como executamos as atividades di\u00e1rias do departamento.<\/p>\n

Reflita sobre quais s\u00e3o as suas necessidades e utilize os m\u00e9todos da engenharia de processos como guia para os objetivos do seu departamento. Propositalmente, n\u00e3o foram mencionados ferramentas, cursos ou materiais t\u00e9cnicos complementares ao longo do artigo, embora todos esses fatores sejam importantes para o desenvolvimento profissional.\u00a0<\/span><\/p>\n

N\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio tornar-se um engenheiro, a menos que esse seja o seu desejo. A inten\u00e7\u00e3o \u00e9 catalisar a multidisciplinaridade necess\u00e1ria no departamento, contribuindo para a evolu\u00e7\u00e3o profissional de todos os envolvidos. Esse \u00e9 um convite ao leitor, com o objetivo de olharmos para as pr\u00e1ticas de excel\u00eancia em diversos setores, absorver conhecimento mold\u00e1vel ao nosso contexto e continuamos a evoluir.<\/span><\/p>\n

\u00c0 medida que nos afastamos das formalidades representadas pelas gravatas, nos consolidamos como aliados nas defini\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas do neg\u00f3cio. Mais do que juridiqu\u00eas e burocracias, somos capazes de agregar valor e caminhar ao lado do cliente, entendendo suas necessidades e contribuindo para o sucesso da empresa.<\/span><\/p>\n

Incentivando o debate e promovendo a pluralidade das ideias, estamos nos distanciando dos estere\u00f3tipos atrelados aos ternos e o uso reiterado do verbo \u201cdepende\u201d. Queremos redefinir o papel do advogado, demonstrando que podemos ser muito mais do que solucionadores de problemas legais. Estamos aqui para agregar valor, para sermos agentes de transforma\u00e7\u00e3o, impulsionando o sucesso de nossas empresas e, consequentemente, o sucesso do departamento jur\u00eddico.<\/span><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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