{"id":5626,"date":"2024-01-18T09:33:11","date_gmt":"2024-01-18T12:33:11","guid":{"rendered":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/2024\/01\/18\/iso-publica-guia-de-melhores-praticas-em-investigacoes-internas\/"},"modified":"2024-01-18T09:33:11","modified_gmt":"2024-01-18T12:33:11","slug":"iso-publica-guia-de-melhores-praticas-em-investigacoes-internas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/2024\/01\/18\/iso-publica-guia-de-melhores-praticas-em-investigacoes-internas\/","title":{"rendered":"ISO publica guia de melhores pr\u00e1ticas em investiga\u00e7\u00f5es internas"},"content":{"rendered":"

As investiga\u00e7\u00f5es internas fazem parte de programas de compliance<\/a> e t\u00eam um papel importante no que diz respeito \u00e0 integridade das empresas. De fato, o canal de den\u00fancias de uma empresa costuma ser o principal meio para a identifica\u00e7\u00e3o de falhas e riscos, bem como do eventual descumprimento de pol\u00edticas internas e leis. Por sua vez, e n\u00e3o menos importantes, s\u00e3o as investiga\u00e7\u00f5es internas que visam a averiguar os fatos e pessoas envolvidas nesses potenciais descumprimentos, falhas e riscos.<\/p>\n

Um dos principais passos para as investiga\u00e7\u00f5es terem sucesso \u00e9 o seu planejamento adequado. De fato, as investiga\u00e7\u00f5es conduzidas por departamentos das pr\u00f3prias empresas e por terceiros requerem o planejamento de tempo e recursos a serem dispendidos, entre outros elementos. Sem isso, podem resultar em fracassos ou n\u00e3o alcan\u00e7arem os objetivos almejados.<\/p>\n

Diante da import\u00e2ncia das investiga\u00e7\u00f5es internas dentro da estrutura organizacional de uma empresa, a Organiza\u00e7\u00e3o Internacional para Padroniza\u00e7\u00e3o (ISO) publicou, em julho de 2023, a ISO 37008:2023, visando a estabelecer um padr\u00e3o global em rela\u00e7\u00e3o a melhores pr\u00e1ticas em investiga\u00e7\u00f5es internas.<\/p>\n

A norma traz orienta\u00e7\u00f5es gerais que podem ser utilizadas e adaptadas por empresas de diversos portes e \u00e1reas de atua\u00e7\u00e3o, entre as quais, os princ\u00edpios atinentes \u00e0s investiga\u00e7\u00f5es internas, os recursos necess\u00e1rios para suporte \u00e0s investiga\u00e7\u00f5es, as medidas de seguran\u00e7a e de prote\u00e7\u00e3o aos denunciantes, as orienta\u00e7\u00f5es para o processo de investiga\u00e7\u00e3o em si, as eventuais medidas de remedia\u00e7\u00e3o e melhoria, a intera\u00e7\u00e3o com os stakeholders[1]<\/a> relevantes e as medidas disciplinares.<\/p>\n

Entre as principais orienta\u00e7\u00f5es delineadas para sua aplica\u00e7\u00e3o, a ISO 37008:2023 destaca importantes recomenda\u00e7\u00f5es relacionadas ao in\u00edcio da investiga\u00e7\u00e3o interna, em especial, a import\u00e2ncia de a empresa adotar uma pol\u00edtica e\/ou um procedimento claro a respeito do tema.<\/p>\n

As pol\u00edticas e\/ou procedimentos existentes devem ser suficientes para garantir ao investigador os meios necess\u00e1rios para a condu\u00e7\u00e3o da investiga\u00e7\u00e3o, como a possibilidade de agir tempestivamente diante da eventual quest\u00e3o identificada. Do mesmo modo, a pol\u00edtica deve ser capaz de garantir que os potenciais envolvidos tenham seus direitos preservados, evitando retalia\u00e7\u00f5es e assegurando a ampla coopera\u00e7\u00e3o dos colaboradores durante o curso de toda a investiga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Por fim, e ainda mais importante, a pol\u00edtica deve ser capaz de garantir a independ\u00eancia necess\u00e1ria e coopera\u00e7\u00e3o do alto escal\u00e3o da empresa durante sua condu\u00e7\u00e3o, para que seus resultados sejam devidos, adequados e eficientemente alcan\u00e7ados, sem sua interfer\u00eancia ou influ\u00eancia.<\/p>\n

As pol\u00edticas e\/ou procedimentos da organiza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m devem ser suficientes para prevenir eventuais dele\u00e7\u00f5es de documentos ou de quaisquer tipos de informa\u00e7\u00f5es que possam ser necess\u00e1rias ou relevantes para a investiga\u00e7\u00e3o. Ainda, as pol\u00edticas e os procedimentos da empresa devem estabelecer medidas para proteger a divulga\u00e7\u00e3o ou o compartilhamento das informa\u00e7\u00f5es obtidas durante as investiga\u00e7\u00f5es, sempre levando em conta a m\u00e1xima do \u201cneed to know\u201d[2]<\/a>.<\/p>\n

A respeito do tema da n\u00e3o retalia\u00e7\u00e3o, a norma esclarece que as pol\u00edticas e os procedimentos da empresa devem n\u00e3o apenas proteger a figura do denunciante, como tamb\u00e9m devem ser suficientes para proteger eventuais testemunhas, os pr\u00f3prios investigadores, entrevistados e os respons\u00e1veis pela tomada de decis\u00f5es (em especial aqueles respons\u00e1veis pelas decis\u00f5es quanto \u00e0s consequ\u00eancias como resultado das investiga\u00e7\u00f5es).<\/p>\n

A norma tamb\u00e9m estabelece que, desde o in\u00edcio da investiga\u00e7\u00e3o, o time de investiga\u00e7\u00e3o deve estabelecer quem s\u00e3o os stakeholders relevantes e elaborar um plano para a divulga\u00e7\u00e3o e compartilhamento das informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias com esses indiv\u00edduos (a depender do n\u00edvel de informa\u00e7\u00f5es que cada um dos diferentes stakeholders \u201ctem o direito de saber\u201d).<\/p>\n

O time de investiga\u00e7\u00e3o deve, portanto, identificar quem s\u00e3o os indiv\u00edduos que precisam ter acesso a determinadas informa\u00e7\u00f5es como parte da fun\u00e7\u00e3o que exercem dentro da empresa ou a quem a empresa tem algum tipo de dever legal ou regulat\u00f3rio de reportar o identificado. O plano deve conter quais as informa\u00e7\u00f5es que devem ser prestadas a cada um dos stakeholders relevantes e qual a periodicidade em que essas comunica\u00e7\u00f5es devem ocorrer. O objetivo desse planejamento \u00e9 garantir que as comunica\u00e7\u00f5es sejam efetivas, minimizando eventuais impactos da investiga\u00e7\u00e3o nas opera\u00e7\u00f5es da empresa.<\/p>\n

A ISO 37008:2023 estabelece outro relevante passo ainda anterior ao in\u00edcio da investiga\u00e7\u00e3o, qual seja, o time de investiga\u00e7\u00e3o deve considerar a seriedade e a credibilidade das alega\u00e7\u00f5es e se essas, assim como as informa\u00e7\u00f5es \u00e0s quais se tem acesso naquele momento, s\u00e3o suficientes para dar in\u00edcio ao processo de investiga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Quando necess\u00e1rio e poss\u00edvel, o time de investiga\u00e7\u00e3o pode considerar contatar o denunciante para solicitar esclarecimentos adicionais. Apenas a partir desse momento \u00e9 que o time de investiga\u00e7\u00e3o ser\u00e1 capaz de determinar se \u00e9 recomendada a condu\u00e7\u00e3o de investiga\u00e7\u00e3o completa e aprofundada e, quando for o caso, essa recomenda\u00e7\u00e3o dever\u00e1 ser devidamente documentada.<\/p>\n

Para al\u00e9m disso, a ISO 37008:2023 tamb\u00e9m enfatiza a import\u00e2ncia da caution notice. A norma estabelece que a caution notice pode ser tanto verbal quanto escrita, a depender do caso. Em ambos os casos, o objetivo \u00e9 informar e enfatizar aos stakeholders a import\u00e2ncia de se manter a confidencialidade das informa\u00e7\u00f5es recebidas e, inclusive, da exist\u00eancia da investiga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A caution notice deve esclarecer os potenciais impactos negativos de eventual divulga\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es (ainda que tenha ocorrido de forma acidental), bem como suas potenciais responsabilidades como resultado dessa divulga\u00e7\u00e3o. A ISO 37008:2023 destaca como potenciais impactos negativos da divulga\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es a dele\u00e7\u00e3o de documentos e informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

No que diz respeito \u00e0 condu\u00e7\u00e3o de entrevistas, a ISO 37008:2023 indica que estas devem ser adequadas e apropriadamente documentadas (atrav\u00e9s de notas ou grava\u00e7\u00f5es, a depender da legisla\u00e7\u00e3o e normas aplic\u00e1veis em cada pa\u00eds). Ao final das entrevistas, \u00e9 recomend\u00e1vel que os entrevistadores solicitem que o entrevistado confirme que o que foi documentado \u00e9 verdadeiro e que seu conte\u00fado \u00e9 consistente com o melhor conhecimento do entrevistado.<\/p>\n

Ainda, a ISO 37008:2023 acrescenta que as notas tomadas durante as entrevistas devem ser objeto de tratamento espec\u00edfico, de modo que o time de investiga\u00e7\u00e3o assegure que essas informa\u00e7\u00f5es estejam protegidas pelo privil\u00e9gio referente \u00e0 rela\u00e7\u00e3o entre cliente e advogado.<\/p>\n

Outro ponto importante trazido pela ISO 37008:2023 \u00e9 que o time de investiga\u00e7\u00e3o n\u00e3o deve prometer algo em troca da coopera\u00e7\u00e3o do empregado. Pelo contr\u00e1rio, eventuais investigados devem ser notificados e estar cientes da pol\u00edtica organizacional que determina sua participa\u00e7\u00e3o e coopera\u00e7\u00e3o com a investiga\u00e7\u00e3o. Isso, \u00e9 claro, desde que sua coopera\u00e7\u00e3o n\u00e3o diga respeito ao fato de o investigado simplesmente admitir eventual culpa.<\/p>\n

Ao contr\u00e1rio do que comumente se v\u00ea, a ISO 37008:2023 ressalta que a decis\u00e3o de conduzir uma investiga\u00e7\u00e3o n\u00e3o presume a culpa de eventuais envolvidos, de modo que a investiga\u00e7\u00e3o deve ser tratada como processo imparcial de identifica\u00e7\u00e3o de fatos.<\/p>\n

Nos termos da ISO 37008:2023, a investiga\u00e7\u00e3o s\u00f3 pode ser considerada substancialmente completa quando: (i) o time de investiga\u00e7\u00e3o for capaz de indicar os principais achados da investiga\u00e7\u00e3o, considerando que esses estejam devidamente fundamentados em evid\u00eancia documental, e desde que sejam suficientes para que a administra\u00e7\u00e3o da empresa tome decis\u00f5es a respeito de eventual incidente; (ii) o time de investiga\u00e7\u00e3o for capaz de prestar contas integralmente a respeito do produto de seu trabalho e (iii) o resultado da investiga\u00e7\u00e3o fornecer uma base suficiente para iniciar a\u00e7\u00f5es de remedia\u00e7\u00e3o e corretivas, conforme necess\u00e1rias.<\/p>\n

Por fim, a ISO 37008:2023 estabelece que os resultados da investiga\u00e7\u00e3o devem ser registrados por escrito e os achados devem estar sempre fundamentados em evid\u00eancia documental. Todas as investiga\u00e7\u00f5es devem ser tratadas como se fossem terminar em disputas judiciais e, por esse motivo, todos os procedimentos da investiga\u00e7\u00e3o devem ser conduzidos considerando que possam vir a ser submetidos ao escrut\u00ednio de um juiz.<\/p>\n

Para investiga\u00e7\u00f5es em que possa existir uma frente litigiosa como resultado dos trabalhos ou quando \u00e9 necess\u00e1rio reporte a eventuais \u00f3rg\u00e3os reguladores \u2013 por exemplo, o que ocorre em setores regulamentados -, a empresa deve sempre buscar aconselhamento jur\u00eddico, em especial visando a garantir o tratamento confidencial e sigiloso dos relat\u00f3rios e documentos elaborados ao longo da investiga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Da mesma forma que as comunica\u00e7\u00f5es aos stakeholders devem ser devidas e eficientemente planejadas, eventuais comunica\u00e7\u00f5es que sejam necess\u00e1rias a \u00f3rg\u00e3os governamentais ou a autoridades reguladoras tamb\u00e9m devem ser cuidadosamente avaliadas. Para tanto, a ISO 37008:2023 recomenda que sejam consultados advogados, visando a garantir que os interesses e direitos da organiza\u00e7\u00e3o sejam integralmente protegidos.<\/p>\n

Como resultado de uma investiga\u00e7\u00e3o bem-sucedida, o relat\u00f3rio final deve conter eventuais medidas de remedia\u00e7\u00e3o (plano de remedia\u00e7\u00e3o), no sentido de minimizar os impactos das eventuais viola\u00e7\u00f5es identificadas, bem como potenciais recomenda\u00e7\u00f5es de melhoria nos procedimentos e controles internos da organiza\u00e7\u00e3o, visando a evitar a reincid\u00eancia de eventos similares.<\/p>\n

Finalmente, a norma reitera a import\u00e2ncia de uma investiga\u00e7\u00e3o bem conduzida, ressaltando que investiga\u00e7\u00f5es internas podem ocasionar, direta ou indiretamente, riscos legais se n\u00e3o forem devidamente conduzidas.<\/p>\n

[1]<\/a> Conforme definido pela pr\u00f3pria ISO 37008:2023, <\/span>stakeholders<\/span><\/em> s\u00e3o aqueles que possuem algum interesse nas informa\u00e7\u00f5es relativas \u00e0 investiga\u00e7\u00e3o interna ou que dela resultem. Podem ser eles internos ou externos, sendo que os <\/span>stakeholders<\/span><\/em> externos podem ser autoridades, auditores financeiros, fornecedores ou clientes; e os <\/span>stakeholders <\/span><\/em>internos podem ser os empregados e s\u00f3cios e\/ou administradores da pr\u00f3pria empresa.<\/span><\/p>\n

\n

[2]<\/a> Termo contido no princ\u00edpio da confidencialidade, em que se determina que todos os documentos e informa\u00e7\u00f5es identificados e produzidos no contexto de uma investiga\u00e7\u00e3o devem ser tratados como confidenciais e sens\u00edveis. De modo que o compartilhamento das informa\u00e7\u00f5es deve ser realizado em \u00faltimo caso e apenas \u00e0queles que tenham por for\u00e7a de sua fun\u00e7\u00e3o, obriga\u00e7\u00e3o legal ou regulat\u00f3ria o dever de serem informados ou ter acesso a determinadas informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis e confidenciais. <\/span><\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

As investiga\u00e7\u00f5es internas fazem parte de programas de compliance e t\u00eam um papel importante no que diz respeito \u00e0 integridade das empresas. De fato, o canal de den\u00fancias de uma empresa costuma ser o principal meio para a identifica\u00e7\u00e3o de falhas e riscos, bem como do eventual descumprimento de pol\u00edticas internas e leis. Por sua […]<\/p>\n","protected":false},"author":0,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5626"}],"collection":[{"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5626"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5626\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5626"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5626"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/aprimora.site\/carvalhoalmeidaadvogados\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5626"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}